传统式的会议方式高效率低、沟通能力差、表达形式单一、机器设备实际操作繁杂、資源消耗比较严重及其安全性保密性安全隐患等众多难题。

传统定义上的智能化会议室，包含投影仪、视频/电話会议终端设备、交互式白板等诸多机器设备，根据多媒体系统将每个独立同分布的系统软件相互连接，但其可操作性仍然看起来不足友善。

国家现行政策全力推动无纸化会议过程，联合国组织完成无纸化会议，国家全国两会全力报导无纸化会议的应用性，高效率、环保节能、环境保护的整体大环境规定，无纸化会议系统软件刻不容缓。

智能化无纸化会议系统软件让全部会议全过程无纸化地进行：是应用当代网络通信软件开发，会议材料文档和图片音视频文档等文档的传送、互换共享资源；

另外融合会议室运用要求，提升会议每日签到、网络投票、信息内容沟通交流、会议服务项目、员工管理、会议管理方法等运用作用。对全部文件格式阅读文章Word文本文档、Excel报表、PPT演试稿、PDF文档、TXT文字、图片、CAD工程图纸、视频（播放）等。无纸化手机客户端内嵌“互联网访问 ”，省时省力查看材料，查看到的材料能够开展同台播。