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智能会议预约系统,不用再抢会议室

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智能会议预约系统,不用再抢会议室

网牛智能办公 2019-10-15 09:18

你是否遇见过这样的情况:当我们想要开会时,跑遍整层楼,都找不到一个非常适合的会议室时;当我们开会正在热烈讨论时,忽然有人走进来说 “打扰了”或“不小心走错了”,会议被打断。这样的场景应该在我们的工作中并不少见。

 高效会议

抢占会议室

那有没有什么能够解决这个问题的呢?网牛智能办公为大家提供智能会议预约系统解决方案。

 智能会议预约系统

智能会议预约系统

通过MAXHUB研发的软件 teams,会议组织者只需要登陆个人账号、选择时间并根据空闲的会议室情况预约会议室。完成会议室预约后,填写会议主题、邀请参会者并上传会议需要的文件,即可发送会议通知。所选的参会者可以单独收到会议邀请邮件,组织者的 teams 日历中也会显示出会议议程便于提醒。在我们上传会议文件之后,Teams会在云端为本场会议生成一个会议的专属云文件夹,而不是会议组织者或者会议参与者的个人文件夹,打造一个专属于会议的私密空间将更便于传输以及存储管理。在手机端也可以完成上述全部操作,让我们的会前预约不受设备的限制。

会议预约流程

会议预约流程

完成会议预约后,与会者就会收到会前通知,这里就进入会前通知环节。与会者会在PC端和手机端的 teams软件以及个人邮箱中都会收到会议通知,避免会议通知的遗漏。

 会议通知

会议通知

在搭配MAXHUB会议门牌,在会议门牌上还会自动展示会议室的预约情况,与我们会前 teams上的预约情况是同步的。

 MAXHUB会议门牌

MAXHUB会议门牌

MAXHUB会议平板将在会议正式开始前的十分钟自动唤醒,同时在屏幕中公示即将召开的会议信息。这个设计主要是避免临时会议对已预约会议室的占据。只有与会者在抵达会议室后,通过扫码的方式对大屏进行解锁,然后根据自身需求选择是人脸或扫码的方式进行签到,完成签到后即可开启下一场会议。

 MAXHUB会议平板会议预约

MAXHUB会议平板会议预约

整个智能会议预约就完成了,不仅能提前通知参会人员,确认参会人数,提前预约好会议室,不用担心没有会议室或者会议室被抢占,还节约了时间。

网牛智能办公提供智能会议预约系统。详情请咨询网牛智能办公客服,或者拨打服务热线:400-8118-980

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