无纸化会议系统在高校会议室中的应用

近些年，伴随着计算机网技术性的迅猛发展，多媒体系统会议系统软件的技术性也迅速的发展趋势起來。如今高等院校的多媒体系统会议室不会再仅仅简易的安裝一个投影机罢了，挑选安裝电子化升降机构会议终端或是电子化会议平板电脑终端的高等院校愈来愈多。

与会人员对会议信息的演试、沟通交流、互动交流等层面的规定也愈来愈高，而传统式的会议系统软件不能满足大家这些方面的应用要求。电子化会议系统软件的发生，合理的处理传统式会议中难以达到的即时沟通交流、互动交流等缺陷，完成了高等院校会议室的现代化建设。

1 电子化会议系统软件的构成、作用与技术性特性

1.1 电子化会议系统软件的构成与作用。电子化会议系统软件由三绝大多数构成:服务端、会务服务端和顾客终端。

服务端可完成会议申请办理、会议审核、会议管理方法等作用，操作工作人员只需操作互联网中的随意一台电脑上， 用管理人员的真实身份登录系统，就可以进行会议前和会议后所出示的所有管理方法操作，便捷系统软件的应用与维护保养。

会务服务端是会议全过程中的操作端，承担会议运作全过程中的材料提交、页面共享资源的转换、决议议案的进行等操作。这些操作-般由专业的会议管理者来承担，操纵全部会议的进展，立即回应与会人员在会议全过程中明确提出的规定。

顾客终端是与会人员手机客户端运作的页面，可完成会议每日签到、会议信息访问 、会议合理布局访问 、与会人员信息查看、会议材料沟通交流、页面共享资源、记名投票、在网上访问 、视频点播系统、材料导出来、通话服务项目等作用，便于与会人员中间的互动交流操作与沟通交流。

1.2电子化会议系统软件的特点优点。电子化会议管理系统能够出示丰富多彩的会议作用，帮助会议主办单位对全部会议步骤开展高效率方便快捷的操纵，对开会提前准备，会中管理方法及其会议会议后存档操作出示多种多样服务项目作用，确保会议一切正常、井然有序、安全性地开展。

电子化会议系统软件终端可适用电子桌牌表明、每日签到图象收集、多媒体播放、视頻会议、记名投票、通话服务项目、办公室稿子阅读文章等多种多样普遍的会议作用，又集成化有交互式白板、笔写注释、同歩稿子演试、稿子前言、共享资源到投影机等高級会议作用，充足达到与会者的各类要求。

电子化会议系统软件兼容常见操作系统软件，能够依据客户的具体要求自带操作系统软件，便捷客户做应用软件拓展。只需连接网络就可以得到原装远程桌面、远程诊断、系统更新升級等，大大缩短了响应速度。适用有线电视/wifi网络联接，合适多种多样场所要求，系统软件联接清楚简易，能够所有根据网络线完成。

2 高等院校多媒体系统会议室的现况

每一次汇报工作，工作员必须提前准备复印会议材料和桌面上席卡，开会的提前准备全过程繁杂，劳动量大且欠缺沟通能力。主会场排位赛手工制作管理方法、操控性差、高效率低。会议每日签到、决议、会讨、视頻、网络服务等系统软件独立同分布，经营规模巨大，集成化差。会中文档量大，派发高效率不高。与会人员互动时必须操作好几套机器设备(声频、视頻、文档操作等),提升系统软件应用难度系数。与会人员桌面布局繁杂，物件多种多样杂乱。演说信息集中化于传统式显示屏，远距离者收看艰难，且麻烦即时互动。会议中材料改动状况无法纪录，探讨全过程无法保存。与会人员与服务项目工作人员间沟通交流不畅。会议后文档管理导致极大的打印纸张消耗，纸质材料很有可能造成泄露，安全性没法确保，对高档商业秘密会议导致严重危害，很有可能造成巨大损失。

3 电子化会议对系统高等院校多媒体系统会议室现况的更改

电子化会议系统软件全智能化操作机动灵活，全部PDF会议材料均可在终端访问 及操作，确立与会人员职责和受权。服务端设置排位赛信息后立即升级到各终端，不用人工控制。电子化终端集成化各种各样会议服务项目作用，一台终端达到与会人员各种各样要求。与会人员仅操作电子化终端，触摸显示屏操作简易灵便方便快捷。桌面上干净整洁井然有序，别具一格。与会人员可操作本人终端，调节最好角度，不会再为间距烦恼。存档方法可随意选择、将探讨的会议文档关键做上标明、便于会议后梳理、归档。会议通话一键进行，不会再影响会议过程。会议材料访问 、免费下载管理权限由管理人员操纵，独创性保密性计划方案保证 信息安全性，防网络黑客设计方案确保会议不会受到影响，有助推完成无纸化，全力以赴实行智慧政务，推动高等院校的现代化建设。

4 电子化会议系统软件的实际运用

电子化会议系统软件全智能化操作机动灵活，全部PDF会议材料均可在终端访问 及操作，确立与会人员职责和受权。服务端设置排位赛信息后立即升级到各终端，不用人工控制。电子化终端集成化各种各样会议服务项目作用，一台终端达到与会人员各种各样要求。与会人员仅操作电子化终端，触摸显示屏操作简易灵便方便快捷。桌面上干净整洁井然有序，别具一格。与会人员可操作本人终端，调节最好角度，不会再为间距烦恼。存档方法可随意选择、将探讨的会议文档关键做上标明、便于会议后梳理、归档。会议通话一键进行，不会再影响会议过程。会议材料访问 、免费下载管理权限由管理人员操纵，独创性保密性计划方案保证 信息安全性，防网络黑客设计方案确保会议不会受到影响，有助推完成无纸化，全力以赴实行智慧政务，推动高等院校的现代化建设。

4.1  电子桌牌信息表明。电子桌牌可以表明会议名字、会议主题风格、与会者姓名(适用英中另外表明等信息，可编写字体样式、字体大小、色调、自定编写及调节模板素材，大大的缓解了工作员的劳动量。

4.2  会议每日签到。能够完成全部出席会议工作人员电子签到，视頻照相、原字迹手写签名，自动保存，统计分析会议参加状况，每日签到情况统计分析、查看，统计分析結果可立即导出来为exce1文档。可以依据每日签到信息全自动为与会人员分派会议文档，简单化了工作中程序流程。

4.3  会议信息。表明出席会议工作人员信息目录，每日签到時间、座号及表明坐位平面图，便捷出席会议工作人员查询会议的全部稿子內容及其详尽的会议日程分配。

4.4幻灯片。 能够适用word/ ppt/exce1/pdf/txt/dwg工程图纸等普遍文件格式的稿子浏览，适用滑屏、拖拽、放缩查询材料,可以开启U盘稿子和网络服务器稿子。

4.5视频点播系统。 适用多种多样文件格式的流媒体服务器视频在线观看、适用手机本地视频及其网络服务器视频在线观看，适用rmvb、wmv、 flv、rm、mp4等视频文件格式。

4.6 记名投票。出示会议当场决议作用，可设定网络投票方式、投票结果迅速统计分析及表明，适用多种多样网络投票方式(无记名/密名/放弃)，投票结果可导出来复印。

4.7通话服务项目。会议全过程中能够提示会务服务工作人员为会议出示各种各样服务项目，不危害会议的一切正常开展。

4.8同歩演试。可将终端上播放视频的发言稿同歩到投影机或别的出席会议工作人员的终端上;会议数据同步演试时，可挑选查看全文或是别的会议文档。

4.9 在网上访问 。自带浏览器，能够网上网页浏览，开展上网冲浪，完成数字化办公室。

4.10材料导出来。 会议材料信息可导出来至U盘等移动工具，确保了文档的安全系数和可运用性。

4.11远程操作。根据管理后台网络服务器能够远程控制对电子桌牌內容、坐位编辑、会议概述、会议步骤、会议网络投票、视頻会议等开展设定和管理方法，进一步提高了工作员的工作效能。

电子化会议系统软件能够依据具体会议室的要求提升或删剪运用作用，达到不一样会议的不一样要求。

5 结语

电子化会议系统软件完成了高等院校多媒体系统会议室互动型的要求。技术性优秀、低成本、便于完成、便于维护保养等特性，使其可以广泛运用于对信息沟通交流规定较为高的高等院校。电子化会议系统软件为出席会议工作人员出示了极佳的智能化办公室感受，全部的操作根据一台终端进行，简单化了纸版文档的应用，巨大地推动了电子化会议办公室水准的发展趋势与发展。